Gästeregistrierung mit Plus
Deine Gäste sind unterwegs. Du möchtest das Zimmer vorbereiten, dich um die letzten Details kümmern und sie in Ruhe empfangen. Da ist es schön, wenn die Gästeregistrierung schon erledigt ist.
So bleibt dir mehr Zeit für einen herzlichen Empfang.
VOM GÄSTE-LINK ZUR ÜBERSICHT
Trage den Hauptbucher, die Aufenthaltsdaten und die Anzahl der Gäste ein. Teile anschließend den Gästelink per WhatsApp oder E-Mail.
Über den Link tragen sie die erforderlichen Daten für jeden Gast ein.
Sobald alle erforderlichen Gästedaten vollständig sind, erscheint eine Kontrollübersicht. Der Gast prüft die Daten und wählt Senden.
Sobald alle Gäste ihre Meldedaten ausgefüllt haben, erscheint ein Hinweis bei der Buchung im Verwaltungsbereich. Prüfe vor der Ankunft unter Buchungen, ob alle fertig sind.
DIE REGELN UNTERSCHEIDEN SICH JE NACH LAND
Registrieren, Weiterleiten und Aufbewahren sind verschiedene Schritte. Im Folgenden siehst du, welche Aufgaben der Gästeordner für dich übernimmt.
Du verknüpfst das eigene SES.Hospedajes-Konto deiner Unterkunft in der Verwaltung. Nach der Überprüfung und Bestätigung werden die Registrierungsdaten automatisch an SES.Hospedajes weitergeleitet.
Die Registrierungs- und Versandstatusangaben findest du in der Buchung. Du kümmerst dich um eventuelle Ablehnungen oder fehlende Angaben.
Mehr über SES.HospedajesAnkunft und Abreise ausländischer Gäste werden über deine eigene SIBA-Anbindung automatisch gemeldet. Den Status siehst du bei der Buchung im Verwaltungsbereich.
Die Meldepflicht gilt für Gäste ohne portugiesische Staatsangehörigkeit, auch für Kinder. Ankunft und Abreise müssen jeweils innerhalb von drei Werktagen gemeldet werden.
Gäste mit portugiesischer Staatsangehörigkeit müssen nicht über SIBA gemeldet werden. Die Buchung und die persönliche Gästemappe bleiben in deinem Verwaltungsbereich.
Ein portugiesischer Gast mit Wohnsitz in den Niederlanden unterliegt dieser SIBA-Meldepflicht nicht. Ein niederländischer Gast mit Wohnsitz in Portugal unterliegt ihr bei einem vorübergehenden Aufenthalt hingegen schon. Bei gemischten Gruppen prüfst du dies für jede Person einzeln.
Für Buchung, Rechnungsstellung, Touristensteuer oder Statistik können andere Daten erforderlich sein. Erhebe nur, was für den Aufenthalt und die geltenden Pflichten notwendig ist.
Offizielle Hinweise von SIBA lesenDu nutzt die eigene SIBA-Anbindung deiner Unterkunft. Der Eigentümer lässt bei SIBA die Übermittlungsart Web Service aktivieren und trägt die Zugangsdaten im Verwaltungsbereich ein.
Prüfe vor der Nutzung, ob die Anbindung aktiv ist, und bearbeite eventuelle Fehlermeldungen.
Offizielle Hinweise von SIBA lesenNach einer erfolgreichen Produktivmeldung bestimmt die direkte SIBA-Antwort den Status „Von SIBA akzeptiert“. Ankunft und Abreise haben jeweils einen eigenen Status mit Datum, Uhrzeit und Übermittlungsnummer. Ein Datei-Upload ist dafür nicht erforderlich.
SIBA sendet die Bestätigungs-E-Mail an die für die Unterkunft registrierte Adresse. Du verwaltest den offiziellen Beleg in deinem Postfach oder über „Consulta de Ofícios Emitidos“ im SIBA-Portal. Du musst kein Postfach mit Verblijfmakers verbinden und keine Nachrichten weiterleiten.
Möchtest du alles bei der Buchung aufbewahren? Du kannst das offizielle PDF oder die ursprüngliche Bestätigungs-E-Mail selbst hinzufügen, auch später. Dieser Upload verändert den technischen Annahmestatus nicht. Bei einem Fehler oder unklarem Ergebnis klärst du die Meldung mit SIBA.
Eine allgemeine gesetzliche Frist für die eigene Aufbewahrung portugiesischer Belege ist noch nicht bestätigt. Wir schreiben daher keine feste Frist vor. Bei einem optionalen Upload legst du eine selbst geprüfte Aufbewahrungsfrist fest.
Offizielle Informationen zu SIBA-BestätigungenDie Anbindung an Alloggiati Web befindet sich derzeit in der Entwicklung. Eine automatische Datenübermittlung aus Gästeordner ist für Italien noch nicht verfügbar.
Das Erfassen oder Speichern von Daten ersetzt nicht die Meldepflicht. Bis die Anbindung verfügbar ist, nimmst du die Meldung über den bisherigen Weg deiner Unterkunft vor.
Gäste geben ihre Meldedaten über die Gästemappe ein. Du findest die ausgefüllten Daten bei der Buchung im Verwaltungsbereich.
ALLES AN EINEM ORT
Öffne eine Buchung im Verwaltungsbereich, um die ausgefüllten Gästedaten anzusehen.
Für Spanien und Portugal siehst du bei der Buchung, ob die Behörde die Meldung angenommen hat.
Wird ein Fehler angezeigt? Öffne die Meldung, um zu sehen, was korrigiert werden muss.
Die ausgefüllten Gästedaten stehen bei der Buchung im Verwaltungsbereich. Eine offizielle Bestätigung oder ein unterschriebenes Original muss gegebenenfalls zusätzlich separat aufbewahrt werden. In den Länderinformationen erfährst du, was automatisch gespeichert wird und was du selbst aufbewahrst.
Du nutzt den eigenen Zugang deiner Unterkunft zum behördlichen System. Die Identitätsprüfung, die erforderliche Unterschrift, die Richtigkeit der Angaben und die rechtzeitige Weiterbearbeitung erfolgen weiterhin durch die Unterkunft.
PRAKTISCHE FRAGEN
Für Spanien und Portugal werden die Daten nach Überprüfung und Bestätigung automatisch über deinen eigenen Anschluss weitergeleitet. Überprüfe im Verwaltungsbereich, ob die Meldung akzeptiert wurde und ob noch etwas ergänzt werden muss.
Nein. Zunächst müssen die erforderlichen Angaben aller Gäste vollständig sein. Anschließend erscheint die Kontrollübersicht, und der Gast bestätigt mit „Senden“.
Nein. Nationale und lokale Vorschriften können auch eine Registrierung, eine Unterschrift oder eine Meldung vorschreiben. In Frankreich ist beispielsweise ein unterschriebenes Formular für ausländische Gäste erforderlich, das sechs Monate lang aufbewahrt und auf Anfrage der Polizei oder der Gendarmerie vorgelegt wird.
Offizielle Erklärung für FrankreichDie Gästeerfassung und die automatische Datenübermittlung für Spanien und Portugal sind Teil von Gästeordner Plus. Auf der Preisseite kannst du die Pakete vergleichen.
MEHR ZEIT FÜR EIN ECHTES WILLKOMMEN
Schau dir das Beispiel an und wähle das Paket aus, das zu deinem Aufenthalt passt.
Die Pakete ansehenPaz y Calma ansehen