Explications et questions pratiques
Qu'est-ce qu'un dossier d'accueil numérique ?
Un dossier d'accueil numérique est un espace en ligne contenant des informations pratiques sur votre séjour. Les clients cliquent sur un lien depuis leur téléphone et y trouvent, par exemple, l'itinéraire, l'heure d'arrivée, les informations sur le Wi-Fi, le règlement intérieur et des conseils sur les environs.
Que doit contenir un dossier d'accueil ?
Commencez par les informations dont les hôtes ont besoin avant leur arrivée : l'adresse, le stationnement, l'heure d'arrivée et le déroulement de l'accueil. Viennent ensuite la chambre, les équipements, les repas et les boissons, le règlement intérieur et les coordonnées.
Ajoutez vos propres conseils : où prendre un café, quelle promenade conviendrait à vos hôtes et où peuvent-ils faire leurs courses ? Avant le départ, une petite liste de contrôle et l'heure de départ sont utiles.
Un lien pour les visiteurs, un fichier PDF ou une brochure ?
Un lien est pratique lors des déplacements. Vous modifiez les informations à un seul endroit, tandis que les clients continuent d'utiliser le même lien. Un PDF ou un livret imprimé est pratique dans la chambre. Chez Verblijfmakers, le dossier numérique et le PDF de la chambre proviennent des mêmes informations sur le séjour.
Le livret d'accueil numérique nécessite une connexion Internet. L'utilisation hors ligne n'est pas encore disponible. Un PDF imprimé ou un livret relié reste lisible sans connexion. Les données personnelles des invités et les codes d'accès ne figurent pas dans le livret.
En quoi est-ce différent de WhatsApp ?
WhatsApp est pratique pour envoyer un message personnel. Mais les explications pratiques risquent de se disperser facilement entre différentes conversations. Un dossier d'accueil permet de regrouper ces informations tout en préservant le contact personnel.
Le « Dossier d’accueil » dispose également d'une fonctionnalité de messagerie. Les invités et les administrateurs peuvent écrire dans leur propre langue. La traduction automatique fonctionne dans les deux sens ; le texte original reste disponible.
À quoi faut-il faire attention lors du choix ?
Vérifiez si vous avez besoin d'informations différentes selon les chambres, quelles langues vos clients lisent et comment mettre à jour ces informations. Notez également la différence entre les exemples publics et les liens personnalisés destinés aux clients.
Avec Verblijfmakers, les clients ouvrent leur lien personnel dans leur navigateur. Il n'est pas nécessaire de télécharger une application depuis une boutique d'applications. Les codes d'accès ne s'affichent que pendant la période de séjour définie et ne changent pas automatiquement sur la porte ou le coffre à clés.
Enregistrement des clients : moins de formalités administratives. Explications par pays.