VERBLIJFMAKERS · POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Notre politique en matière de données à caractère personnel

Version du 4 octobre 2026. La présente déclaration s'applique à l'ensemble des sites web, parcours de découverte, environnements de paiement et de gestion de compte, ainsi qu'aux produits numériques de Verblijfmakers.

1. Qui est responsable ?

Verblijfmakers est le responsable du traitement : Multatulistraat 30, 2985 BJ Ridderkerk, Chambre de commerce 42138983, numéro de TVA NL005528582B52. Vous pouvez envoyer vos questions ou demandes à privacy@verblijfmakers.nl.

2. Quelles données traitons-nous ?

En fonction de ce que vous utilisez, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, les informations relatives à votre entreprise et à la facturation, le statut de votre paiement et de votre abonnement, vos identifiants de connexion et vos données de sécurité, vos messages de contact, vos préférences et votre consentement à recevoir des communications marketing. Dans le cadre des parcours de découverte et des produits, nous traitons vos réponses, votre progression et vos résultats. Pour Verblijfmakers Content, nous traitons en outre votre profil de contenu, les informations relatives à la marque et à l'offre, votre planning, vos commentaires, vos données d'utilisation ainsi que les photos, vidéos et logos que vous avez mis en ligne. Nous ne recevons pas de données complètes relatives à votre carte de paiement ou à votre compte bancaire de la part de Mollie.

3. Objectifs et principes

• Accord et préparation : traiter les demandes, créer des comptes et fournir des accès, livrer les produits, créer du contenu, gérer les abonnements et assurer le support.
• Obligation légale : gérer la facturation, l'administration fiscale, les remboursements et les demandes légales.
• Intérêt légitime : sécuriser les sites web, prévenir les abus, enquêter sur les dysfonctionnements, effectuer des mesures d'utilisation limitées et améliorer nos services. Nous mettons en balance cet intérêt et le respect de votre vie privée.
• Autorisation : uniquement à des fins de marketing facultatif ou pour toute autre utilisation nécessitant votre consentement. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement, sans que cela n'ait d'incidence sur le traitement légitime effectué antérieurement.

Lorsque certaines données sont nécessaires pour une demande ou un contrat, nous ne pouvons pas donner suite sans les informations demandées. Le marketing est toujours facultatif et n'a aucun lien avec la prestation de services.

Liste d'attente Dossier d’accueil

Lorsque vous vous inscrivez, nous enregistrons votre adresse e-mail, votre nom, éventuellement le nom de votre hébergement, votre intérêt ou votre question, votre place dans l'ordre d'inscription, l'heure et la version de votre consentement. Nous utilisons ces données uniquement pour vous envoyer un e-mail concernant l'ouverture et la disponibilité du « Dossier d’accueil ». Vous ne serez pas inscrit à une newsletter générale. Le consentement est désactivé par défaut. Vous pouvez vous désinscrire via privacy@verblijfmakers.nl. Les inscriptions restent dans la liste d’attente active pendant 12 mois maximum. Les données sont stockées dans notre base de données sécurisée ; seuls les administrateurs autorisés peuvent les exporter. Nous transmettons votre inscription via notre service de messagerie Resend à l'adresse hallo@verblijfmakers.nl, afin de répondre à votre demande et de vous informer de la mise en ligne. Le formulaire n'utilise pas d'outils d'analyse externes.

Dossier d’accueil : données des clients, sécurité et suppression

En tant que propriétaire du logement, vous êtes le responsable du traitement des données à caractère personnel de vos hôtes. Verblijfmakers traite ces données en votre nom afin de fournir le dossier personnel des hôtes, la pré-inscription et la gestion. Nous restons seuls responsables de votre compte, du paiement et de l'assistance. Le Accords relatifs aux sous-traitants pour Dossier d’accueil font partie intégrante de ce service.

Il s'agit des informations relatives à la réservation et aux coordonnées, de l'attribution des chambres, des dates d'arrivée et de départ, des préférences en matière de repas, des messages échangés entre le client et l'établissement, ainsi que des données d'enregistrement demandées dans le formulaire du pays sélectionné. Les données personnelles issues de la réservation et les informations d'enregistrement saisies sont stockées sous forme cryptée. La connexion est sécurisée et l'accès administrateur est lié au compte du propriétaire. Les données des clients ne figurent pas dans le PDF général ni dans le livret papier disponible dans la chambre. Un client n’a pas accès, via son lien personnel, aux données d’enregistrement renseignées par d’autres clients.

Les données d'enregistrement préalable relatives à l'importation temporaire sont supprimées lors de la prochaine opération de nettoyage dès que le départ remonte à plus de 30 jours. Lors de l'envoi, une copie d'archive cryptée est en outre automatiquement créée. En l'absence de politique de conservation confirmée, cette copie reste également disponible pendant 30 jours complets après le départ. Après confirmation par l’exploitant, la copie d’archive est soumise à la politique nationale applicable : trois ans après le départ pour les locations professionnelles en Espagne ; six mois à compter de la date de signature enregistrée pour la fiche de police française ; un an après le départ pour les formulaires de déclaration allemands ; sept ans après le départ pour le registre belge ; sept ans à compter de l’inscription pour le registre électronique autrichien. Aux Pays-Bas, l’exploitant doit préciser le délai municipal et la source. Les reçus numériques italiens provenant d’Alloggiati Web peuvent être téléchargés séparément et restent disponibles pendant cinq ans à compter de leur émission. Le délai applicable aux données portugaises dans SIBA ne correspond pas à une durée de conservation générale pour un registre des clients propre à l’établissement ; l’enregistrement préalable portugais y reste temporairement. Les préférences alimentaires sont supprimées après le départ, lors de la prochaine tâche de nettoyage. Les versions des registres dans l’environnement de test privé sont supprimées 30 jours après leur création. L’archive gère la conservation et l’exportation, mais n’effectue aucun contrôle d’identité, aucune signature numérique ni aucune déclaration officielle. Elle ne garantit pas que toutes les obligations légales d’enregistrement aient été respectées. À l'expiration de la date de fin de conservation, l'application bloque la consultation et le téléchargement ; le contenu chiffré est supprimé lors de la prochaine tâche de nettoyage.

Vérifiez les données, la politique de conservation applicable et la date de départ enregistrée. Conservez vous-même les originaux signés requis. Exportez les documents en temps utile si vous en avez besoin en dehors des archives. Vous conservez vos propres documents administratifs requis par la loi, vos originaux signés et vos exportations conformément aux règles applicables à votre séjour. Les exportations que vous téléchargez ou imprimez vous-même ne sont pas supprimées par nos soins. Les délais de conservation des données de compte et de paiement s’appliquent séparément et ne prolongent pas la disponibilité de la préinscription.

Les messages contenus dans le dossier des invités sont visibles par les membres du groupe de voyageurs disposant du même lien d'invité et par l'administrateur. Le texte original et la traduction sont stockés sous forme cryptée. Pour la traduction, le texte du message est transmis à DeepL ; nous demandons aux invités de ne pas envoyer de pièces d'identité, de données de paiement ou d'informations médicales dans leurs messages. Les messages sont supprimés 30 jours après le départ, lors de la prochaine opération de nettoyage. Les notifications mobiles sont facultatives et nécessitent une autorisation sur l’appareil. Le service de notifications push d’Apple, de Google ou de Mozilla reçoit les données de notification ; la notification ne contient ni le contenu du message ni les données d’enregistrement. Une notification destinée à un invité peut contenir le lien personnel de l’invité, exclusivement dans le contenu crypté de la notification push, afin d’ouvrir sa propre conversation. Vous pouvez désactiver les notifications sur l’appareil.

En tant que propriétaire, c'est à vous qu'il revient de traiter les demandes des clients concernant l'accès, la rectification ou la suppression de leurs données. Nous vous aidons dans cette démarche via privacy@verblijfmakers.nl. Une invitation à revenir ne sera envoyée qu'avec le consentement préalable de la personne concernée ; celle-ci peut retirer son consentement via le lien de désabonnement.

4. L'IA et les données clients

L'IdeeSpiegel gratuit de De l'idée au rêve n'utilise aucune API d'IA externe. Au sein de Verblijfmakers Content, les données de profil vérifiées et les instructions peuvent être traitées via un service d'IA afin de générer et de vérifier du contenu conceptuel. Les images et les données des clients ne sont pas utilisées à des fins de marketing public, pour d'autres clients ou pour l'entraînement de modèles par Verblijfmakers. Les propositions automatisées sont évaluées par vos soins ; aucune décision ayant des conséquences juridiques ou des implications substantielles similaires n’est prise.

5. Destinataires et transmission

Seules les personnes autorisées et les fournisseurs indispensables ont accès. On utilise actuellement Sites/Cloudflare pour l’hébergement, les bases de données et le stockage, Resend pour les e-mails transactionnels, Mollie pour les paiements et OpenAI pour l’assistance au contenu décrite. Pour le « Dossier d’accueil », on utilise aussi DeepL pour traduire les infos destinées aux clients et PrintAPI pour commander un livre relié et gérer les infos de livraison nécessaires. Ils ne traitent que ce qui est nécessaire à leur tâche. Si des données sont traitées en dehors de l'Espace économique européen, on utilise un mécanisme de transfert valide, comme une décision d'adéquation ou les clauses contractuelles types de l'UE, avec des mesures supplémentaires si nécessaire.

6. Délais de conservation

• demandes de contact et de prise de contact : au maximum 12 mois après la fin de la mission, sauf si une suppression anticipée est possible ou si une conservation plus longue est nécessaire en cas de litige ;
• données relatives aux comptes, aux produits et à l'avancement : pendant toute la durée de l'accès ou du contrat, puis pendant 24 mois au maximum à des fins de support et de restauration ;
• Abonnement au contenu : valable jusqu'à la date d'expiration de l'abonnement, puis 60 jours en mode lecture seule ; ensuite, le profil, les fichiers téléchargés, les créations et l'historique d'utilisation seront supprimés. Les sauvegardes techniques expirent au plus tard 30 jours plus tard ;
• données marketing : jusqu'à révocation ou au plus tard 24 mois après la dernière interaction avérée ;
• Factures, paiements et administration fiscale : 7 ans, ou plus si une obligation légale ou un litige en cours l'exige ;
• journaux de sécurité et jetons de connexion temporaires : aussi brièvement que possible et, en principe, pas plus de 12 mois ou jusqu’à la fin de leur durée de validité technique, respectivement.

7. Notifications par téléphone et sécurité

Les notifications sur le téléphone sont désactivées par défaut. Lorsque vous les activez vous-même, nous conservons l'enregistrement technique des notifications push de votre appareil afin que l'application puisse vous signaler que du nouveau contenu est disponible. Nous n'utilisons pas cet enregistrement à des fins publicitaires. Vous pouvez à tout moment désactiver les notifications dans le profil de contenu ou via les paramètres de votre téléphone ; lorsque vous supprimez vos données de contenu, cet enregistrement est également supprimé.

Nous limitons l'accès par compte et par rôle, utilisons des connexions cryptées, des sessions sécurisées et des liens de connexion temporaires, enregistrons les accès administratifs lorsque cela est nécessaire et concluons des accords avec nos fournisseurs. En cas de fuite de données, nous agissons conformément au RGPD et informons les personnes concernées lorsque la loi l'exige.

8. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur suppression, la limitation de leur traitement, leur portabilité ou vous y opposer, ainsi que retirer votre consentement. E-mail privacy@verblijfmakers.nl. Nous pouvons vous demander des pièces d'identité supplémentaires et nous répondons en principe dans un délai d'un mois. Vous pouvez aussi déposer une réclamation auprès de l'Autorité chargée des données personnelles.

9. Cookies et stockage local

Nos sites web utilisent des technologies fonctionnelles pour la connexion, la sécurité et la gestion de la navigation. Avec votre consentement, nous mesurons également le trafic, l'intérêt pour les produits, le comportement de navigation et l'utilisation à l'aide de codes aléatoires liés au navigateur et à la session. Nous ne les associons pas à des noms, des réponses ou des paiements individuels. Nous n'installons pas de cookies publicitaires. Vous trouverez plus de détails dans la Politique en matière de cookies.

10. Modifications

Nous pouvons modifier la présente déclaration en cas de changement dans nos services ou dans la législation. La version en vigueur est toujours disponible ici. En cas de modifications substantielles, nous informerons directement nos clients actifs lorsque cela s'avérera raisonnablement nécessaire.