VERBLIJFMAKERS · ACCORDS RELATIFS AUX SOUS-TRAITANTS
Dispositions relatives aux données à caractère personnel dans le contenu fourni par les clients
Version du 4 octobre 2026. Les présentes dispositions constituent un accord de sous-traitance dans la mesure où Verblijfmakers traite des données à caractère personnel dans le cadre de Verblijfmakers Content ou de Dossier d’accueil exclusivement pour le compte d'un client professionnel.
1. Rôles et champ d'application
En ce qui concerne le compte, le paiement, la sécurité, l'assistance et sa propre administration légale, Verblijfmakers est le responsable du traitement à part entière. En ce qui concerne les données à caractère personnel des clients, des collaborateurs ou d'autres personnes concernées que le client inclut dans ses fichiers téléchargés ou ses instructions, et que nous utilisons uniquement pour créer du contenu client, le client est le responsable du traitement et Verblijfmakers le sous-traitant.
2. Mission et consignes
Nous traitons les données uniquement sur instruction documentée du client, aux fins de la planification, de la création, de la conception, de la fourniture et de la gestion de contenus. Le traitement dure tant que le contrat de contenu et la période de téléchargement et de suppression sont en vigueur. Il peut s'agir de noms, d'images, d'enregistrements vocaux ou vidéo, d'informations de séjour, de préférences et d'autres données fournies par le client. Si nous estimons qu'une instruction est illicite, nous en informons le client avant de l'exécuter, sauf si la loi l'interdit.
Dossier d’accueil : traitement à votre demande
Chez Dossier d’accueil, vous êtes responsable des données de vos clients et nous les traitons pour votre compte à des fins de gestion des réservations, de création de liens personnalisés pour les clients, de pré-enregistrement, de prise de contact et d'exportations. Les personnes concernées sont les personnes effectuant la réservation principale et leurs compagnons de voyage. Les données comprennent les noms, les coordonnées et les informations de réservation, le type de chambre, les dates de séjour, les préférences en matière de repas, les messages de contact et les informations demandées dans le formulaire spécifique au pays sélectionné. N’utilisez que les données nécessaires à la prestation de vos services et à votre administration.
Ces données font l'objet d'une procédure de suppression distincte : les données temporaires issues de la pré-enregistrement sont supprimées dès que le départ remonte à plus de 30 jours ; les copies d'archive suivent la politique nationale confirmée par l'exploitant et, en l'absence de politique confirmée, sont également temporaires ; les reçus officiels italiens sont conservés séparément pendant cinq ans à compter de leur date d’émission ; les messages sont supprimés 30 jours après le départ ; les préférences alimentaires après le départ ; les versions du registre dans l’environnement de test privé 30 jours après leur création. La suppression s’effectue lors de la prochaine tâche de nettoyage. La durée de conservation du contenu prévue à l’article 8 ne s’applique pas à ces données d’enregistrement. Verblijfmakers assure l’archivage et l’exportation cryptés, mais n’effectue aucun contrôle d’identité, aucune signature obligatoire ni aucune notification automatique aux autorités publiques. L’exploitant définit et confirme la politique de conservation applicable. Un délai d’archivage légal n’est pas automatiquement raccourci en cas de résiliation. Téléchargez les archives avant l’expiration de l’abonnement. Le rétablissement de l’accès peut ensuite nécessiter une assistance. Vous devez exporter en temps utile et conserver vous-même vos documents administratifs obligatoires et vos originaux.
Les données personnelles relatives à la réservation, aux messages de contact et à l'inscription sont stockées sous forme cryptée. Les fichiers d'archive ne sont pas publics ; les consultations, les exportations et les modifications de politique sont consignées. L'accès à la gestion est lié au compte du propriétaire. Les données saisies ne sont pas publiques et n'apparaissent pas dans le PDF général de la chambre ni dans la version reliée. Nous vous aidons à consulter, corriger ou supprimer vos données, ainsi qu'à gérer les fuites de données, conformément aux articles ci-dessous. Pour toute question, veuillez écrire à privacy@verblijfmakers.nl.
3. Confidentialité et sécurité
L'accès est réservé aux personnes autorisées soumises à une obligation de confidentialité. Nous mettons en place des mesures appropriées, notamment un accès lié aux comptes et aux rôles, un transfert crypté, des sessions sécurisées, la journalisation le cas échéant, un accès administratif restreint et des mesures de récupération. Le client est responsable de la sécurisation de ses propres comptes, appareils et exportations partagées.
4. Sous-traitants
Le client donne son consentement général pour les sous-traitants nécessaires. Actuellement, il s'agit de Sites/Cloudflare pour l'hébergement, les bases de données et le stockage, de Resend pour les e-mails et d'OpenAI pour l'assistance en matière de contenu. Pour Dossier d’accueil, nous utilisons également DeepL pour la traduction des informations destinées aux clients et des messages de contact, les services de notifications push d’Apple, de Google ou de Mozilla pour les notifications mobiles facultatives, ainsi que PrintAPI pour le livre relié commandé et les données de livraison. Les données personnelles d’inscription ne sont pas incluses dans le PDF de la chambre ni dans le livre relié. Mollie traite les données de paiement en tant que responsable du traitement indépendant et n’est pas un sous-traitant pour le contenu des clients. En cas de modification substantielle, nous informons au préalable les clients actifs et leur accordons une possibilité raisonnable de faire valoir une objection motivée. Avec les sous-traitants, nous fixons au moins les mêmes obligations en matière de protection des données.
5. En dehors de l'EEE
Si un sous-traitant traite des données en dehors de l'EEE, nous veillons à ce qu'il dispose d'une base juridique valable, telle qu'une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles types de l'UE, et à ce que des mesures complémentaires appropriées soient mises en place si nécessaire.
6. Assistance à la clientèle
Nous assistons le client, en tenant compte de la nature du traitement, dans le cadre des demandes des personnes concernées, de la sécurité, des notifications de fuites de données, des analyses d'impact relatives à la protection des données et des consultations avec une autorité de contrôle. Les prestations supplémentaires ne relevant pas des services habituels peuvent faire l'objet d'une facturation raisonnable, après accord préalable.
7. Fuites de données
Nous signalons toute violation concernant le contenu des clients sans retard injustifié dès que nous en avons connaissance. Le signalement comprend, dans la mesure du possible, la nature de la violation, les données et les personnes concernées, les conséquences probables, les mesures prises et un point de contact. En tant que responsable du traitement, le client décide de la communication des signalements à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées.
8. Suppression et restitution
Après la date d'expiration du paiement, le contenu client reste accessible en lecture seule pendant 60 jours à des fins d'exportation. Passé ce délai, nous le supprimons des systèmes actifs ; les sauvegardes expirent au plus tard 30 jours plus tard. Sur demande, nous pouvons le supprimer plus tôt, sauf si la loi impose une durée de conservation. Les données dont Verblijfmakers est seul responsable sont régies par la déclaration de confidentialité.
9. Contrôle
Nous mettons à disposition, sur demande raisonnable, les informations nécessaires pour démontrer la conformité. Un audit a lieu au maximum une fois par an, pendant les heures de bureau, dans le respect de la confidentialité et sans perturbation inutile, sauf si un incident ou une autorité de contrôle nécessite une enquête plus fréquente. Le client prend en charge les frais d'audit externe raisonnables, sauf en cas de constatation d'une défaillance substantielle de la part de Verblijfmakers.
10. Priorité
Ces dispositions font partie intégrante du Contrat de contenu. En cas de litige concernant le traitement du contenu des clients, les présentes dispositions relatives au sous-traitant prévalent. Les autres conditions générales restent applicables.