Enregistrement des invités avec Plus
Vos voyageurs sont en route. Vous souhaitez préparer la chambre, soigner les derniers détails et les accueillir sereinement. C’est plus agréable lorsque leur enregistrement est déjà réglé.
Vous gardez ainsi plus de temps pour un accueil chaleureux.
DU LIEN CLIENT AU RÉCAPITULATIF
Indiquez le titulaire de la réservation, les dates du séjour et le nombre de voyageurs. Partagez ensuite le lien par WhatsApp ou par e-mail.
Via le lien, ils renseignent les informations demandées pour chaque voyageur.
Lorsque toutes les informations nécessaires sont complètes, un récapitulatif apparaît. Le voyageur vérifie les informations et choisit Envoyer.
Lorsque tous les voyageurs ont renseigné leurs informations, une indication apparaît dans la réservation, dans votre espace de gestion. Avant l’arrivée, il vous suffit de vérifier dans Réservations que tout le monde a terminé.
LES RÈGLES VARIENT D'UN PAYS À L'AUTRE
L'enregistrement, la transmission et la conservation sont des étapes distinctes. Vous trouverez ci-dessous les tâches dont Dossier d’accueil se charge à votre place.
Vous associez le compte SES.Hospedajes de votre établissement dans la section « Gestion ». Après vérification et confirmation, les données d'enregistrement sont automatiquement transmises à SES.Hospedajes.
Vous trouverez les informations relatives à l'enregistrement et au statut de transmission dans la réservation. C'est à vous de faire le suivi des éventuels refus ou des données manquantes.
En savoir plus sur SES.HospedajesLes arrivées et les départs des voyageurs étrangers sont transmis automatiquement via votre propre connexion SIBA. Vous suivez le statut dans la réservation, dans votre espace de gestion.
L’obligation de déclaration concerne les voyageurs sans nationalité portugaise, y compris les enfants. L’arrivée et le départ doivent être déclarés dans un délai de trois jours ouvrables.
Les voyageurs de nationalité portugaise ne doivent pas être déclarés via SIBA. Leur réservation et leur livret d’accueil personnel restent dans votre espace de gestion.
Un voyageur portugais vivant aux Pays-Bas n’est pas soumis à cette obligation SIBA. Un voyageur néerlandais vivant au Portugal y est soumis lors d’un séjour temporaire. Pour un groupe mixte, examinez chaque personne individuellement.
D’autres données peuvent être nécessaires pour la réservation, la facturation, la taxe de séjour ou les statistiques. Ne collectez que ce qui est nécessaire au séjour et aux obligations applicables.
Lire les explications officielles de SIBAVous utilisez la connexion SIBA de votre hébergement. Le propriétaire demande à SIBA d’activer le mode de transmission Web Service et ajoute les informations de connexion dans l’espace de gestion.
Avant utilisation, vérifiez que la connexion est active et traitez les éventuels messages d’erreur.
Lire les explications officielles de SIBAAprès une déclaration réussie en production, la réponse directe de SIBA détermine le statut « Accepté par SIBA ». L’arrivée et le départ ont chacun leur statut avec date, heure et numéro d’envoi. Aucun fichier à importer n’est nécessaire.
SIBA envoie l’email de confirmation à l’adresse enregistrée pour l’hébergement. Vous gérez le justificatif officiel dans votre messagerie ou via « Consulta de Ofícios Emitidos » dans le portail SIBA. Vous n’avez pas besoin de connecter votre messagerie à Verblijfmakers ni de transférer des messages.
Vous souhaitez tout conserver avec la réservation ? Vous pouvez ajouter vous-même le PDF officiel ou l’email de confirmation original, même plus tard. Cet ajout ne modifie pas le statut technique d’acceptation. En cas d’erreur ou de résultat incertain, vérifiez la déclaration auprès de SIBA.
Aucune durée légale générale de conservation de vos justificatifs portugais n’a encore été confirmée. Nous ne prescrivons donc aucune durée fixe. Pour un ajout facultatif, vous indiquez une durée que vous avez vérifiée vous-même.
Informations officielles sur les confirmations SIBAL'intégration avec Alloggiati Web est en cours de développement. Le transfert automatique depuis Dossier d’accueil n'est pas encore disponible pour l'Italie.
La collecte ou le stockage des données ne remplace pas l'obligation de déclaration. Jusqu'à ce que l'interface soit disponible, vous devez effectuer la déclaration via la procédure habituelle de votre établissement.
Les voyageurs renseignent leurs informations d’enregistrement via le livret d’accueil. Vous retrouvez ces informations dans la réservation, dans votre espace de gestion.
TOUT AU MÊME ENDROIT
Ouvrez une réservation dans votre espace de gestion pour consulter les informations renseignées.
Pour l’Espagne et le Portugal, vous voyez dans la réservation si le service public a accepté la déclaration.
Un message d’erreur apparaît ? Ouvrez-le pour voir ce qui doit être corrigé.
Les informations renseignées se trouvent dans la réservation, dans votre espace de gestion. Une confirmation officielle ou un original signé peut aussi devoir être conservé séparément. Les explications par pays précisent ce qui est enregistré automatiquement et ce que vous conservez vous-même.
Vous utilisez la connexion de votre établissement au service public concerné. La vérification de l'identité, la signature requise, l'exactitude des données et le suivi dans les délais restent de la responsabilité de l'établissement.
QUESTIONS PRATIQUES
Pour l'Espagne et le Portugal, les données sont transmises automatiquement via votre propre connexion après vérification et confirmation. Vérifiez dans l'espace de gestion si la déclaration a été acceptée et s'il reste des informations à compléter.
Non. Il faut d'abord que les informations requises concernant tous les clients soient complètes. Ensuite, le récapitulatif de vérification s'affiche et le client confirme en cliquant sur « Envoyer ».
Non. Les réglementations nationales et locales peuvent également exiger un enregistrement, une signature ou une déclaration. La France, par exemple, exige une fiche signée pour les clients étrangers, qui est conservée pendant six mois et remise à la police ou à la gendarmerie sur demande.
Explication officielle pour la FranceL'enregistrement des clients et la transmission automatique des données pour l'Espagne et le Portugal font partie de Dossier d’accueil Plus. Vous pouvez comparer les formules sur la page des tarifs.
PLUS DE TEMPS POUR UN VÉRITABLE ACCUEIL
Consultez l'exemple et choisissez la formule qui correspond à votre séjour.
Découvrez les formulesVoir Paz y Calma