VERBLIJFMAKERS · ACUERDOS CON LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Disposiciones relativas a los datos personales en los contenidos de los clientes
Versión del 4 de octubre de 2026. Las presentes condiciones constituyen un contrato de encargado del tratamiento en la medida en que Verblijfmakers trate datos personales en Verblijfmakers Content o Carpeta de bienvenida exclusivamente en nombre de un cliente empresarial.
1. Funciones y ámbito de aplicación
En lo que respecta a la cuenta, el pago, la seguridad, la asistencia técnica y la propia administración legal, Verblijfmakers es el responsable del tratamiento de forma independiente. En cuanto a los datos personales de los huéspedes, empleados u otros interesados que el cliente incluya en las subidas de archivos o en las instrucciones, y que nosotros solo utilizamos para crear contenido del cliente, el cliente es el responsable del tratamiento y Verblijfmakers el encargado del tratamiento.
2. Encargo e instrucciones
Solo tratamos los datos siguiendo instrucciones documentadas del cliente con el fin de planificar, generar, diseñar, suministrar y gestionar contenidos. El tratamiento se prolongará mientras estén vigentes el Contrato de Contenidos y el plazo de descarga y eliminación. Puede tratarse de nombres, imágenes, voz o vídeo, información de estancia, preferencias y otros datos que facilite el cliente. En caso de que consideremos que una instrucción es ilícita, informaremos al cliente antes de ejecutarla, salvo que la ley lo prohíba.
Carpeta de bienvenida: tramitación por encargo tuyo
En Carpeta de bienvenida, tú eres el responsable de los datos de tus huéspedes y nosotros los tratamos por encargo tuyo para la gestión de reservas, los enlaces personales para huéspedes, el registro previo, la comunicación y las exportaciones. Los interesados son los responsables de la reserva y sus acompañantes. Los datos incluyen nombres, datos de contacto y de reserva, habitación, fechas de estancia, preferencias de comidas, mensajes de contacto y los datos que solicita el formulario específico de cada país. Utiliza únicamente los datos que sean necesarios para tu prestación de servicios y tu gestión administrativa.
Estos datos siguen un procedimiento de eliminación específico: los datos de registro preliminar de importación temporal se eliminan tan pronto como hayan transcurrido más de 30 días desde la salida; las copias de archivo se rigen por la política nacional confirmada por el operador y, en ausencia de dicha política, también son de carácter temporal; los recibos oficiales italianos se conservan por separado durante cinco años a partir de su emisión; los mensajes se eliminan 30 días después de la salida; las preferencias de comidas, tras la salida del hotel; las versiones del registro en el entorno de pruebas privado, 30 días después de su creación. La limpieza se lleva a cabo en la siguiente tarea de limpieza. El plazo de conservación del contenido establecido en el artículo 8 no se aplica a estos datos de registro. Verblijfmakers ofrece archivado y exportación cifrados, pero no realiza controles de identidad, firmas obligatorias ni notificaciones automáticas a organismos públicos. El operador determina y confirma la política de conservación aplicable. El plazo legal de archivo no se acorta automáticamente en caso de rescisión. Descarga el archivo antes de que finalice la suscripción. La recuperación del acceso puede requerir asistencia técnica posteriormente. Debes exportar a tiempo y conservar tu propia documentación administrativa obligatoria y los originales.
Los datos personales de la reserva, los mensajes de contacto y los datos de registro se almacenan cifrados. Los archivos no son públicos; se registran las consultas, las exportaciones y los cambios en la política. El acceso a la gestión está vinculado a la cuenta del propietario. Los datos introducidos no son públicos y no aparecen en el PDF general de la habitación ni en la versión impresa. Te ayudamos con el acceso, la corrección, la eliminación y las fugas de datos de acuerdo con los artículos que figuran a continuación. Si tienes alguna pregunta, escribe a privacy@verblijfmakers.nl.
3. Confidencialidad y seguridad
El acceso está restringido a personas autorizadas sujetas a la obligación de confidencialidad. Adoptamos las medidas adecuadas, entre las que se incluyen el acceso vinculado a cuentas y roles, la transmisión cifrada, las sesiones seguras, el registro de actividades cuando sea pertinente, el acceso administrativo restringido y las medidas de recuperación. El cliente se encarga de proteger sus propias cuentas, dispositivos y exportaciones compartidas.
4. Subencargados del tratamiento
El cliente otorga su consentimiento general para los subencargados del tratamiento necesarios. Actualmente, se trata de Sites/Cloudflare para el alojamiento, las bases de datos y el almacenamiento; Resend para el correo electrónico; y OpenAI para el soporte de contenidos. En el caso de Carpeta de bienvenida, también se utilizan DeepL para la traducción de la información de los huéspedes y los mensajes de contacto, los servicios push de Apple, Google o Mozilla para notificaciones móviles opcionales, y PrintAPI para el libro de tapa dura solicitado y los datos de entrega. Los datos personales de registro no se incluyen en el PDF de la habitación ni en el libro de tapa dura. Mollie trata los datos de pago como responsable del tratamiento independiente y no actúa como subencargado del tratamiento en lo que respecta al contenido de los clientes. En caso de que se produzca un cambio sustancial, informaremos previamente a los clientes activos y les daremos una oportunidad razonable para presentar una objeción motivada. Con los subencargados del tratamiento establecemos, como mínimo, las mismas obligaciones en materia de protección de datos.
5. Fuera del EEE
Si un subencargado del tratamiento trata datos fuera del EEE, nos aseguramos de que exista una base jurídica válida, como una decisión de adecuación o las cláusulas contractuales tipo de la UE, y de que se adopten las medidas complementarias adecuadas cuando sea necesario.
6. Atención al cliente
Ayudamos al cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, en lo relativo a las solicitudes de los interesados, la seguridad, las notificaciones de violaciones de datos, las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos y las consultas con una autoridad de control. Las tareas adicionales que excedan los servicios habituales podrán facturarse de forma razonable previo acuerdo.
7. Fugas de datos
Notificaremos cualquier infracción relacionada con el contenido de los clientes sin demoras injustificadas tan pronto como tengamos conocimiento de ella. La notificación incluirá, en la medida de lo posible, la naturaleza de la infracción, los datos y las personas afectadas, las consecuencias probables, las medidas adoptadas y un punto de contacto. El cliente, en su calidad de responsable del tratamiento, decidirá sobre las notificaciones que se remitan a la autoridad de control y a los interesados.
8. Eliminación y devolución
Una vez finalizado el plazo de pago, el contenido del cliente permanecerá durante 60 días en modo de solo lectura para su exportación. A continuación, lo eliminaremos de los sistemas activos; las copias de seguridad caducarán a más tardar 30 días después. Si así se solicita, lo eliminaremos antes, salvo que la ley exija su conservación. Los datos de los que Verblijfmakers es responsable de forma independiente están sujetos a la declaración de privacidad.
9. Control
A petición razonable, facilitaremos la información necesaria para demostrar el cumplimiento. Las auditorías se realizarán como máximo una vez al año, en horario de oficina, con la confidencialidad adecuada y sin interrupciones innecesarias, salvo que un incidente o una autoridad reguladora exijan una investigación más frecuente. El cliente correrá con los gastos razonables de las auditorías externas, salvo que se detecte un incumplimiento sustancial por parte de Verblijfmakers.
10. Prevalencia
Estas disposiciones forman parte del Acuerdo de contenidos. En caso de conflicto sobre el tratamiento de los contenidos de los clientes, prevalecerán estas disposiciones relativas a los encargados del tratamiento. El resto de las condiciones generales seguirán siendo de aplicación.