VERBLIJFMAKERS · VEREINBARUNGEN MIT AUFTRAGVERARBEITERN

Vereinbarungen zu personenbezogenen Daten in Kundeninhalten

Fassung vom 4. Oktober 2026. Diese Vereinbarungen stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag dar, soweit Verblijfmakers bei „Verblijfmakers Content“ oder „Gästeordner“ personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeitet.

1. Aufgaben und Geltungsbereich

In Bezug auf Kontoführung, Zahlungen, Sicherheit, Support und die eigene Buchführung ist Verblijfmakers eigenständiger Verantwortlicher. Für personenbezogene Daten von Gästen, Mitarbeitern oder anderen betroffenen Personen, die der Kunde in Uploads oder Anweisungen angibt und die wir ausschließlich zur Erstellung von Kundeninhalten verwenden, ist der Kunde der Verantwortliche und Verblijfmakers der Auftragsverarbeiter.

2. Auftrag und Anweisungen

Wir verarbeiten die Daten ausschließlich auf dokumentierte Anweisung des Kunden zur Planung, Erstellung, Gestaltung, Bereitstellung und Verwaltung von Inhalten. Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer der Laufzeit des Inhaltsvertrags sowie der Download- und Löschfrist. Dabei kann es sich um Namen, Bilder, Sprach- oder Videoaufnahmen, Aufenthaltsdaten, Präferenzen und andere Daten handeln, die der Kunde bereitstellt. Bei einer unserer Ansicht nach unrechtmäßigen Anweisung informieren wir den Kunden, bevor wir diese ausführen, sofern dies nicht gesetzlich untersagt ist.

Gästeordner: Bearbeitung in deinem Auftrag

Bei Gästeordner sind Sie für die Daten Ihrer Gäste verantwortlich, und wir verarbeiten diese in Ihrem Auftrag für die Buchungsverwaltung, persönliche Gäste-Links, Voranmeldung, Kontaktaufnahme und Exporte. Betroffen sind Hauptbuchende und ihre Reisegruppe. Die Daten umfassen Namen, Kontakt- und Buchungsdaten, Zimmer, Aufenthaltsdaten, Verpflegungswünsche, Kontaktnachrichten sowie die Daten, die im festgelegten Länderformular abgefragt werden. Verwenden Sie nur Daten, die für Ihre Dienstleistungen und Ihre Verwaltung erforderlich sind.

Für diese Daten gilt ein gesonderter Löschweg: Vorläufige Einträge aus der Vorregistrierung werden gelöscht, sobald die Abreise länger als 30 Tage zurückliegt; Archivkopien folgen den vom Betreiber bestätigten Länderrichtlinien und sind auch ohne bestätigte Richtlinien nur vorübergehend gespeichert; Italienische amtliche Empfangsbestätigungen werden separat fünf Jahre ab Ausstellung aufbewahrt; Nachrichten werden 30 Tage nach der Abreise gelöscht; Essenswünsche nach dem Auschecken; Registerversionen in der geschlossenen Testumgebung 30 Tage nach der Erstellung. Die Bereinigung erfolgt bei der nächsten Bereinigungsaufgabe. Die Aufbewahrungsfrist für Inhalte gemäß Artikel 8 gilt nicht für diese Registrierungsdaten. „Verblijfmakers“ bietet verschlüsselte Archivierung und Export an, führt jedoch keine Identitätsprüfung, erforderliche Signatur oder automatische Meldung an Behörden durch. Der Betreiber legt die geltenden Aufbewahrungsrichtlinien fest und bestätigt diese. Eine gesetzliche Archivierungsfrist wird bei Kündigung nicht automatisch verkürzt. Laden Sie das Archiv vor Ablauf des Abonnements herunter. Die Wiederherstellung des Zugriffs kann danach Support erfordern. Sie exportieren rechtzeitig und bewahren Ihre eigenen vorgeschriebenen Unterlagen und Originale auf.

Persönliche Daten aus der Buchung, Kontaktnachrichten und Registrierungsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Archivdateien sind nicht öffentlich zugänglich; Einsicht, Export und Änderungen der Richtlinien werden protokolliert. Der Zugriff auf die Verwaltung ist an das Eigentümerkonto gebunden. Eingegebene Daten sind nicht öffentlich und erscheinen nicht im allgemeinen Zimmer-PDF oder im Hardcover. Wir helfen dir bei der Einsichtnahme, Korrektur, Löschung und bei Datenschutzverletzungen gemäß den unten aufgeführten Artikeln. Bei Fragen wende dich bitte an privacy@verblijfmakers.nl.

3. Vertraulichkeit und Sicherheit

Der Zugriff ist auf befugte Personen beschränkt, die der Geheimhaltungspflicht unterliegen. Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, darunter konto- und rollenbasierten Zugriff, verschlüsselte Datenübertragung, gesicherte Sitzungen, Protokollierung, wo dies angemessen ist, eingeschränkten Administratorzugriff und Wiederherstellungsmaßnahmen. Der Kunde sorgt selbst für die Sicherheit seiner Konten, Geräte und gemeinsam genutzten Exporte.

4. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt eine allgemeine Einwilligung für erforderliche Unterauftragsverarbeiter. Derzeit betrifft dies Sites/Cloudflare für Hosting, Datenbanken und Speicherung, Resend für E-Mails und OpenAI für die Unterstützung bei Inhalten. Für Gästeordner werden außerdem DeepL zur Übersetzung von Gästeinformationen und Kontaktnachrichten, die Push-Dienste von Apple, Google oder Mozilla für optionale mobile Benachrichtigungen sowie PrintAPI für die bestellten Hardcover-Bücher und Lieferdaten genutzt. Persönliche Registrierungsdaten werden nicht in die Zimmer-PDF-Datei oder das Hardcover-Buch aufgenommen. Mollie verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher und ist für Kundeninhalte kein Auftragsverarbeiter. Bei einer wesentlichen Änderung informieren wir aktive Kunden im Voraus und geben ihnen eine angemessene Möglichkeit, begründeten Widerspruch einzulegen. Mit Auftragsverarbeitern vereinbaren wir mindestens die gleichen Datenschutzverpflichtungen.

5. Außerhalb des EWR

Wenn ein Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb des EWR verarbeitet, sorgen wir für eine rechtsgültige Grundlage, wie beispielsweise eine Angemessenheitsentscheidung oder EU-Mustervertragsklauseln, sowie gegebenenfalls für geeignete zusätzliche Maßnahmen.

6. Kundenbetreuung

Unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung unterstützen wir den Kunden bei Anfragen von betroffenen Personen, bei Sicherheitsfragen, bei Meldungen von Datenschutzverletzungen, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei der Abstimmung mit einer Aufsichtsbehörde. Zusätzliche Leistungen, die über den normalen Leistungsumfang hinausgehen, können nach vorheriger Vereinbarung in angemessener Höhe in Rechnung gestellt werden.

7. Datenlecks

Wir melden einen Verstoß im Zusammenhang mit Kundeninhalten unverzüglich, sobald wir davon Kenntnis erlangen. Die Meldung enthält, soweit verfügbar, Angaben zur Art des Verstoßes, zu den betroffenen Daten und Personen, zu den voraussichtlichen Folgen, zu den ergriffenen Maßnahmen sowie zu einer Kontaktstelle. Der Kunde entscheidet als Verantwortlicher über Meldungen an die Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen.

8. Löschung und Rückgabe

Nach Ablauf der Zahlungsfrist bleiben Kundeninhalte 60 Tage lang im schreibgeschützten Modus für den Export verfügbar. Danach löschen wir sie aus den aktiven Systemen; Backups werden spätestens 30 Tage später gelöscht. Auf Anfrage löschen wir die Daten auch früher, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Daten, für die Verblijfmakers selbst verantwortlich ist, unterliegen der Datenschutzerklärung.

9. Kontrolle

Auf begründete Anfrage stellen wir die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung erforderlich sind. Ein Audit findet höchstens einmal pro Jahr während der Bürozeiten unter Wahrung angemessener Vertraulichkeit und ohne unnötige Störungen statt, es sei denn, ein Vorfall oder eine Aufsichtsbehörde erfordert häufigere Überprüfungen. Der Kunde trägt die angemessenen Kosten für externe Audits, es sei denn, es wird ein wesentlicher Mangel seitens Verblijfmakers festgestellt.

10. Vorrang

Diese Vereinbarungen sind Bestandteil der Inhaltsvereinbarung. Bei Streitigkeiten über die Verarbeitung von Kundeninhalten haben diese Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung Vorrang. Die übrigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen bleiben weiterhin gültig.