GASTREGISTRATIE MET PLUS
Je gasten zijn onderweg. Jij wilt de kamer klaarzetten, de laatste details verzorgen en hen straks rustig ontvangen. Dan is het fijn als de gastregistratie al geregeld is.
Zo houd je meer tijd over voor een warm welkom.
VAN GASTENLINK TOT OVERZICHT
Vul de hoofdboeker, verblijfsdatums en het aantal gasten in. Deel daarna de gastenlink via WhatsApp of e-mail.
Via de link vullen zij de gevraagde gegevens voor iedere gast in.
Zodra alle benodigde gastgegevens compleet zijn, verschijnt een controleoverzicht. De gast controleert de gegevens en kiest Verzenden.
Zodra alle gasten hun registratiegegevens hebben ingevuld, verschijnt hiervan een melding bij de boeking in beheer. Voor aankomst hoef je alleen bij Boekingen te controleren of iedereen klaar is.
DE REGELS VERSCHILLEN PER LAND
Registreren, doorgeven en bewaren zijn verschillende stappen. Hieronder zie je wat de Gastenmap voor je uit handen neemt.
Je sluit het eigen SES.Hospedajes-account van je verblijf aan in beheer. Na controle en bevestiging worden de registratiegegevens automatisch doorgestuurd naar SES.Hospedajes.
De registratie en verzendstatus vind je bij de boeking terug. Jij volgt eventuele afwijzingen of ontbrekende gegevens op.
Meer over SES.HospedajesVia je eigen SIBA-aansluiting worden aankomst en vertrek van buitenlandse gasten automatisch doorgegeven. Je volgt de status bij de boeking in beheer.
De meldplicht geldt voor gasten zonder Portugese nationaliteit, ook voor kinderen. Zowel aankomst als vertrek moet worden gemeld, binnen drie werkdagen.
Een gast met de Portugese nationaliteit hoeft niet via SIBA te worden gemeld. De boeking en persoonlijke gastenmap blijven natuurlijk onderdeel van je beheer.
Een Portugese gast die in Nederland woont, valt niet onder deze SIBA-meldplicht. Een Nederlandse gast die in Portugal woont, valt bij een tijdelijk verblijf wél onder de meldplicht. Bij een gemengd gezelschap beoordeel je dit per persoon.
Voor de boeking, facturatie, toeristenbelasting of statistiek kunnen andere gegevens nodig zijn. Verzamel alleen wat voor het verblijf en de toepasselijke verplichtingen nodig is.
Lees de officiële uitleg van SIBAJe gebruikt de eigen SIBA-aansluiting van je verblijf. De eigenaar laat de verzendmethode Web Service activeren bij SIBA en voegt de aansluitgegevens toe in beheer.
Controleer vóór gebruik of de aansluiting actief is en volg eventuele foutmeldingen op.
Lees de officiële uitleg van SIBANa een geslaagde productiemelding bepaalt de directe terugmelding van SIBA de status ‘Door SIBA geaccepteerd’. Aankomst en vertrek hebben ieder een eigen status met datum, tijd en verzendnummer. Een bestand uploaden is hiervoor niet nodig.
SIBA stuurt de bevestigingsmail naar het bij de accommodatie geregistreerde e-mailadres. Je beheert zelf het officiële bewijs in je mailbox of via ‘Consulta de Ofícios Emitidos’ in het SIBA-portaal. Je hoeft geen mailbox aan Verblijfmakers te koppelen of berichten door te sturen.
Wil je alles bij de boeking bewaren? Dan kun je de officiële PDF of originele bevestigingsmail zelf toevoegen, ook later. Deze upload verandert de technische acceptatiestatus niet. Bij een fout of onzekere uitkomst volg je de melding bij SIBA op.
Voor de eigen bewaring van Portugese bewijsstukken is nog geen algemene wettelijke termijn bevestigd. We schrijven hiervoor geen vaste termijn voor. Bij een optionele upload leg je een zelf gecontroleerde bewaartermijn vast.
Officiële uitleg over SIBA-bevestigingenDe koppeling met Alloggiati Web is in ontwikkeling. Automatische doorgifte vanuit de Gastenmap is voor Italië nog niet beschikbaar.
Het verzamelen of opslaan van gegevens vervangt de verplichte melding niet. Tot de koppeling beschikbaar is, verzorg je de melding via de bestaande route van je verblijf.
Gasten vullen hun registratiegegevens in via de gastenmap. Je vindt de ingevulde gegevens bij de boeking in beheer.
ALLES OP ÉÉN PLEK
Open een boeking in beheer om de ingevulde gastgegevens te bekijken.
Voor Spanje en Portugal zie je bij de boeking of de overheidsdienst de melding heeft geaccepteerd.
Staat er een foutmelding? Open de melding om te bekijken wat moet worden hersteld.
De ingevulde gastgegevens staan bij de boeking in beheer. Een officiële bevestiging of een ondertekend origineel kan daarnaast apart bewaard moeten worden. Bij de uitleg per land lees je wat automatisch wordt opgeslagen en wat je zelf bewaart.
Je gebruikt de eigen aansluiting van je verblijf. Identiteitscontrole, vereiste ondertekening, juiste gegevens en tijdige opvolging blijven bij de accommodatie.
PRAKTISCHE VRAGEN
Voor Spanje en Portugal worden de gegevens na controle en bevestiging automatisch doorgestuurd via je eigen aansluiting. Controleer in beheer of de melding is geaccepteerd en of er nog iets moet worden aangevuld.
Nee. Eerst moeten de benodigde gegevens van alle gasten compleet zijn. Daarna volgt het controleoverzicht en bevestigt de gast met Verzenden.
Nee. Landelijke en lokale regels kunnen ook registratie, een handtekening of een melding voorschrijven. Frankrijk vraagt bijvoorbeeld een ondertekende fiche voor buitenlandse gasten, die zes maanden bewaard wordt en op verzoek aan politie of gendarmerie wordt verstrekt.
Officiële uitleg voor FrankrijkGastregistratie en automatische doorgifte voor Spanje en Portugal horen bij Gastenmap Plus. Op de prijzenpagina vergelijk je de pakketten.
MEER TIJD VOOR HET ECHTE WELKOM
Bekijk het voorbeeld en kies het pakket dat bij je verblijf past.
Bekijk de pakkettenBekijk Paz y Calma