VERBLIJFMAKERS · VERWERKERSAFSPRAKEN

Afspraken over persoonsgegevens in klantcontent

Versie 4 oktober 2026. Deze afspraken vormen een verwerkersovereenkomst voor zover Verblijfmakers bij Verblijfmakers Content of Gastenmap persoonsgegevens uitsluitend namens een zakelijke klant verwerkt.

1. Rollen en reikwijdte

Voor account, betaling, beveiliging, ondersteuning en eigen wettelijke administratie is Verblijfmakers zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Voor persoonsgegevens van gasten, medewerkers of andere betrokkenen die de klant in uploads of instructies opneemt en die wij alleen gebruiken om klantcontent te maken, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Verblijfmakers verwerker.

2. Opdracht en instructies

We verwerken de gegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de klant voor het plannen, genereren, ontwerpen, leveren en beheren van content. De verwerking duurt zolang de Contentovereenkomst en de download- en verwijderperiode lopen. Het kan gaan om namen, afbeeldingen, stem of video, verblijfsinformatie, voorkeuren en andere gegevens die de klant aanlevert. Bij een volgens ons onrechtmatige instructie informeren we de klant voordat we deze uitvoeren, tenzij de wet dit verbiedt.

Gastenmap: verwerking in jouw opdracht

Bij Gastenmap ben jij verantwoordelijk voor de gegevens van je gasten en verwerken wij die in jouw opdracht voor boekingsbeheer, persoonlijke gastenlinks, voorregistratie, contact en exports. Betrokkenen zijn hoofdboekers en hun reisgezelschap. De gegevens omvatten namen, contact- en boekingsgegevens, kamer, verblijfsdatums, maaltijdwensen, contactberichten en de gegevens die het ingestelde landenformulier vraagt. Gebruik alleen gegevens die voor jouw dienstverlening en administratie nodig zijn.

Voor deze gegevens geldt een afzonderlijke verwijderroute: tijdelijke invoer van voorregistratie wordt opgeschoond zodra vertrek langer dan 30 dagen geleden is; archiefkopieën volgen het door de exploitant bevestigde landenbeleid en zijn zonder bevestigd beleid eveneens tijdelijk; Italiaanse officiële ontvangstbewijzen worden apart vijf jaar vanaf uitgifte bewaard; berichten worden 30 dagen na vertrek verwijderd; maaltijdwensen na uitchecken; registerversies in de besloten testomgeving 30 dagen na aanmaken. Opruimen gebeurt bij de eerstvolgende opruimtaak. De bewaartermijn van Content in artikel 8 geldt niet voor deze registratiegegevens. Verblijfmakers levert versleutelde archivering en export, maar voert geen identiteitscontrole, vereiste ondertekening of automatische melding aan overheidsinstanties uit. De exploitant bepaalt en bevestigt het toepasselijke bewaarbeleid. Een wettelijke archieftermijn wordt niet automatisch verkort bij opzegging. Download het archief vóór afloop van het abonnement. Herstel van toegang kan daarna ondersteuning vereisen. Jij exporteert tijdig en bewaart je eigen verplichte administratie en originelen.

Privégegevens van de boeking, contactberichten en registratiegegevens worden versleuteld opgeslagen. Archiefbestanden zijn niet openbaar; inzage, export en beleidswijzigingen worden gelogd. Toegang tot het beheer is aan het eigenaaraccount gekoppeld. Ingevulde gegevens zijn niet openbaar en komen niet in de algemene kamer-PDF of hardcover. Wij helpen je bij inzage, correctie, verwijdering en datalekken volgens de artikelen hieronder. Voor vragen gebruik je privacy@verblijfmakers.nl.

3. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Toegang is beperkt tot bevoegde personen met een geheimhoudingsplicht. We treffen passende maatregelen, waaronder account- en rolgebonden toegang, versleuteld transport, beveiligde sessies, logging waar passend, beperkte beheerstoegang en herstelmaatregelen. De klant beveiligt zelf accounts, apparaten en gedeelde exports.

4. Subverwerkers

De klant geeft algemene toestemming voor noodzakelijke subverwerkers. Momenteel betreft dit Sites/Cloudflare voor hosting, databases en opslag, Resend voor e-mail en OpenAI voor contentondersteuning. Voor Gastenmap worden ook DeepL voor vertaling van gastinformatie en contactberichten, de pushdiensten van Apple, Google of Mozilla voor optionele mobiele meldingen, en PrintAPI voor de bestelde hardcover en aflevergegevens gebruikt. Persoonlijke registratiegegevens worden niet opgenomen in de kamer-PDF of hardcover. Mollie verwerkt betalingsgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en is voor klantcontent geen subverwerker. Bij een wezenlijke wijziging informeren we actieve klanten vooraf en geven we een redelijke mogelijkheid om gemotiveerd bezwaar te maken. Met subverwerkers leggen we ten minste dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen vast.

5. Buiten de EER

Als een subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we voor een rechtsgeldige grondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of EU-modelcontractbepalingen, en passende aanvullende maatregelen waar nodig.

6. Hulp aan de klant

We helpen de klant, rekening houdend met de aard van de verwerking, bij verzoeken van betrokkenen, beveiliging, datalekmeldingen, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en overleg met een toezichthouder. Extra werkzaamheden buiten de normale dienstverlening kunnen na voorafgaande afspraak redelijk worden doorberekend.

7. Datalekken

We melden een inbreuk in verband met klantcontent zonder onredelijke vertraging nadat deze bij ons bekend is. De melding bevat voor zover beschikbaar de aard, betrokken gegevens en personen, waarschijnlijke gevolgen, getroffen maatregelen en een contactpunt. De klant beslist als verwerkingsverantwoordelijke over meldingen aan toezichthouder en betrokkenen.

8. Verwijdering en teruggave

Na de betaalde einddatum blijft klantcontent 60 dagen alleen-lezen voor export. Daarna verwijderen we die uit actieve systemen; back-ups lopen uiterlijk 30 dagen later uit. Op verzoek verwijderen we eerder, tenzij de wet bewaring vereist. Gegevens waarvoor Verblijfmakers zelfstandig verantwoordelijk is, vallen onder de privacyverklaring.

9. Controle

We stellen op redelijk verzoek informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen. Een audit vindt maximaal eenmaal per jaar plaats, tijdens kantooruren, met passende vertrouwelijkheid en zonder onnodige verstoring, tenzij een incident of toezichthouder vaker onderzoek vereist. De klant draagt redelijke externe auditkosten, behalve wanneer een wezenlijke tekortkoming van Verblijfmakers wordt vastgesteld.

10. Voorrang

Deze afspraken horen bij de Contentovereenkomst. Bij strijd over verwerking van klantcontent gaan deze verwerkersafspraken voor. De overige algemene voorwaarden blijven gelden.