VERBLIJFMAKERS · PRIVACYVERKLARING

Zo gaan we om met persoonsgegevens

Versie 4 oktober 2026. Deze verklaring geldt voor alle websites, kennismakingsroutes, betaal- en accountomgevingen en digitale producten van Verblijfmakers.

1. Wie is verantwoordelijk?

Verblijfmakers is verwerkingsverantwoordelijke: Multatulistraat 30, 2985 BJ Ridderkerk, KVK 42138983, btw-id NL005528582B52. Vragen of verzoeken kun je sturen naar privacy@verblijfmakers.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van wat je gebruikt verwerken we naam, e-mailadres, bedrijfs- en factuurgegevens, betaal- en abonnementsstatus, inlog- en beveiligingsgegevens, contactberichten, voorkeuren en toestemming voor marketing. In kennismakingsroutes en producten verwerken we je antwoorden, voortgang en resultaten. Voor Verblijfmakers Content verwerken we daarnaast je Contentprofiel, merk- en aanbodinformatie, planning, feedback, gebruiksgegevens en door jou geüploade foto's, video's en logo's. We ontvangen geen volledige betaalkaart- of bankgegevens van Mollie.

3. Doelen en grondslagen

• Overeenkomst en voorbereiding: aanvragen verwerken, accounts en toegang leveren, producten uitvoeren, content maken, abonnementen beheren en ondersteuning geven.
• Wettelijke verplichting: facturatie, belastingadministratie, terugbetalingen en wettelijke verzoeken afhandelen.
• Gerechtvaardigd belang: websites beveiligen, misbruik voorkomen, storingen onderzoeken, beperkte gebruiksmetingen uitvoeren en de dienstverlening verbeteren. We wegen dit belang af tegen jouw privacy.
• Toestemming: alleen voor optionele marketing of ander gebruik waarvoor toestemming nodig is. Je kunt toestemming altijd intrekken, zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking.

Wanneer gegevens noodzakelijk zijn voor een aanvraag of overeenkomst, kunnen we die zonder de gevraagde gegevens niet uitvoeren. Marketing is altijd vrijwillig en staat los van de dienstverlening.

Wachtlijst Gastenmap

Als je je aanmeldt, bewaren we je e-mailadres, eventueel je naam en verblijfsnaam, het tijdstip en de tekst van je toestemming. We gebruiken deze gegevens uitsluitend om je over de opening en beschikbaarheid van de Gastenmap te mailen. Je wordt niet aangemeld voor een algemene nieuwsbrief. Toestemming staat standaard uit. Afmelden kan via de bevestiging op de website of via privacy@verblijfmakers.nl. Aanmeldingen blijven maximaal 12 maanden in de actieve wachtlijst. De gegevens staan in onze afgeschermde database; alleen bevoegde beheerders kunnen ze exporteren. Dit formulier verstuurt geen automatische e-mail en gebruikt geen externe analytics.

Gastenmap: gastgegevens, beveiliging en verwijdering

Voor de persoonsgegevens van jouw gasten ben jij als eigenaar van het verblijf verwerkingsverantwoordelijke. Verblijfmakers verwerkt die namens jou om de persoonlijke gastenmap, voorregistratie en het beheer te leveren. Voor je eigen account, betaling en ondersteuning blijven wij zelfstandig verantwoordelijk. De verwerkersafspraken voor Gastenmap horen bij deze dienstverlening.

Het gaat om boekings- en contactgegevens, kamertoewijzing, aankomst en vertrek, maaltijdwensen, berichten tussen gast en verblijf en de registratiegegevens die het gekozen landenformulier vraagt. Privégegevens van de boeking en ingevulde registratiegegevens worden versleuteld opgeslagen. De verbinding is beveiligd en beheerstoegang is aan het account van de eigenaar gekoppeld. Gastgegevens staan niet in de algemene PDF of hardcover voor op de kamer. Een gast krijgt via de persoonlijke link geen toegang tot ingevulde registratiegegevens van andere gasten.

De tijdelijke invoer van voorregistratie wordt bij de eerstvolgende opruimtaak verwijderd zodra vertrek langer dan 30 dagen geleden is. Bij inzending wordt daarnaast automatisch een versleutelde archiefkopie gemaakt. Zonder bevestigd bewaarbeleid blijft ook die kopie 30 volledige dagen na vertrek beschikbaar. Na bevestiging door de exploitant volgt de archiefkopie het toepasselijke landenbeleid: voor professionele Spaanse verhuur drie jaar na vertrek; voor een Franse politiefiche zes maanden vanaf de vastgelegde ondertekening; voor Duitse meldformulieren één jaar na vertrek; voor het Belgische register zeven jaar na vertrek; voor het Oostenrijkse elektronische register zeven jaar vanaf inschrijving. In Nederland moet de exploitant de gemeentelijke termijn en bron vastleggen. Italiaanse digitale ontvangstbewijzen uit Alloggiati Web kunnen apart worden geüpload en blijven vijf jaar vanaf uitgifte beschikbaar. De termijn voor Portugese gegevens in SIBA is geen algemene bewaartermijn voor een eigen gastenarchief; Portugese voorregistratie blijft hier tijdelijk. Maaltijdwensen worden na uitchecken bij de eerstvolgende opruimtaak verwijderd. Registerversies in de besloten testomgeving worden 30 dagen na het aanmaken opgeschoond. Het archief regelt bewaring en export, maar voert geen identiteitscontrole, digitale ondertekening of officiële melding uit. Het is geen garantie dat alle wettelijke registratieverplichtingen zijn afgehandeld. Na het verstrijken van de bewaareinddatum blokkeert de app inzage en download; de versleutelde inhoud wordt bij de eerstvolgende opschoontaak verwijderd.

Controleer de gegevens, het juiste bewaarbeleid en de vastgelegde vertrekdatum. Bewaar vereiste ondertekende originelen zelf. Exporteer documenten tijdig als je ze ook buiten het archief nodig hebt. Jij bewaart je eigen wettelijk vereiste administratie, ondertekende originelen en exports volgens de regels voor jouw verblijf. Exports die je zelf downloadt of afdrukt worden niet door ons verwijderd. De bewaartermijnen voor account- en betaalgegevens gelden afzonderlijk en verlengen de beschikbaarheid van voorregistratie niet.

Berichten binnen de gastenmap zijn zichtbaar voor het reisgezelschap met dezelfde gastenlink en de beheerder. Origineel en vertaling worden versleuteld opgeslagen. Voor vertaling wordt de berichttekst aan DeepL doorgegeven; wij vragen gasten geen identiteitsdocumenten, betaalgegevens of medische details in een gesprek te sturen. Berichten worden 30 dagen na vertrek bij de volgende opschoontaak verwijderd. Mobiele meldingen zijn optioneel en vereisen toestemming op het apparaat. De pushdienst van Apple, Google of Mozilla ontvangt de meldingsgegevens; de melding bevat geen berichtinhoud of registratiegegevens. Een gastmelding kan de persoonlijke gastenlink bevatten, uitsluitend in de versleutelde pushinhoud, om het eigen gesprek te openen. Je kunt meldingen op het apparaat uitzetten.

Verzoeken van gasten om inzage, correctie of verwijdering behandel je als eigenaar. Wij ondersteunen je daarbij via privacy@verblijfmakers.nl. Een uitnodiging om terug te komen wordt alleen gebruikt met de daarvoor gegeven toestemming; intrekken kan via de afmeldlink.

4. AI en klantmateriaal

De gratis IdeeSpiegel van Van Idee naar Droom gebruikt geen externe AI-API. Binnen Verblijfmakers Content kunnen bevestigde profielgegevens en instructies via een AI-dienst worden verwerkt om conceptcontent te genereren en te controleren. Klantbeelden en klantgegevens worden niet gebruikt voor openbare marketing, andere klanten of modeltraining door Verblijfmakers. Geautomatiseerde voorstellen worden door jou beoordeeld; er worden geen besluiten genomen die rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen hebben.

5. Ontvangers en doorgifte

Alleen bevoegde personen en noodzakelijke leveranciers krijgen toegang. We gebruiken momenteel Sites/Cloudflare voor hosting, databases en opslag, Resend voor transactionele e-mail, Mollie voor betalingen en OpenAI voor de beschreven contentondersteuning. Voor de Gastenmap gebruiken we daarnaast DeepL voor vertaling van gasteninformatie en PrintAPI voor een bestelde hardcover en de noodzakelijke aflevergegevens. Zij verwerken alleen wat voor hun taak nodig is. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken we een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de EU-modelcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar nodig.

6. Bewaartermijnen

• contact- en kennismakingsaanvragen: maximaal 12 maanden na afronding, tenzij eerder verwijderen mogelijk is of langer bewaren nodig is voor een geschil;
• account-, product- en voortgangsgegevens: zolang toegang of de overeenkomst loopt en daarna maximaal 24 maanden voor ondersteuning en herstel;
• Contentabonnement: actief tot de betaalde einddatum, daarna 60 dagen alleen-lezen; vervolgens worden profiel, uploads, ontwerpen en gebruikshistorie verwijderd. Technische back-ups lopen uiterlijk 30 dagen later uit;
• marketinggegevens: tot intrekking of uiterlijk 24 maanden na de laatste aantoonbare interactie;
• facturen, betalingen en fiscale administratie: 7 jaar, of langer als een wettelijke verplichting of lopend geschil dit vereist;
• beveiligingslogs en tijdelijke inlogtokens: zo kort mogelijk en in beginsel niet langer dan 12 maanden respectievelijk de technische geldigheidsduur.

7. Telefoonmeldingen en beveiliging

Telefoonmeldingen staan standaard uit. Wanneer je ze zelf aanzet, bewaren we de technische pushregistratie van jouw apparaat zodat de app kan melden dat nieuwe content klaarstaat. We gebruiken deze registratie niet voor reclame. Je kunt meldingen altijd in het Contentprofiel of via de instellingen van je telefoon uitzetten; bij verwijdering van je contentgegevens wordt de registratie eveneens verwijderd.

We beperken toegang per account en rol, gebruiken versleutelde verbindingen, beveiligde sessies en tijdelijke inloglinks, registreren beheerstoegang waar passend en maken afspraken met leveranciers. Bij een datalek handelen we volgens de AVG en informeren we betrokkenen wanneer dat wettelijk vereist is.

8. Jouw rechten

Je kunt om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen en toestemming intrekken. Mail privacy@verblijfmakers.nl. We kunnen om aanvullende identificatie vragen en reageren in beginsel binnen één maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies en lokale opslag

Onze websites gebruiken functionele technieken voor inloggen, beveiliging en voortgang. Met jouw toestemming meten we daarnaast bezoek, productinteresse, klikgedrag en gebruik met willekeurige browser- en sessiecodes. We koppelen deze niet aan namen, antwoorden of individuele betalingen. We plaatsen geen advertentiecookies. Details staan in de cookieverklaring.

10. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de dienstverlening of wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd hier. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we actieve klanten rechtstreeks wanneer dat redelijkerwijs nodig is.